Вернуться к обычному виду

Положение об организационно-контрольном отделе администрации муниципального образования "Облученский муниципальный район"

1. Общие положения

1.1. Организационно-контрольный отдел администрации муниципального образования "Облученский муниципальный район" (далее - отдел) является структурным подразделением администрации муниципального образования "Облученский муниципальный район" (далее – администрации).

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, действующим федеральным и областным законодательством, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления муниципального образования "Облученский муниципальный район", а также настоящим Положением.

1.3. При осуществлении своих функций и задач отдел взаимодействует с аппаратом Собрания депутатов муниципального образования, со структурными подразделениями администрации, муниципальными организациями, предприятиями, учреждениями (далее – организации – источники комплектования архива), с государственными, негосударственными и общественными организациями, гражданами.

1.4. Координирует и контролирует деятельность отдела заместитель главы администрации по вопросам местного самоуправления – управляющий делами администрации.

2. Основные задачи отдела

Основными задачами отдела являются:

2.1. Организационное обеспечение деятельности главы администрации и администрации.

2.2. Организация контроля за исполнением документов, поступивших главе администрации, в администрацию от федеральных и областных органов государственной власти, постановлений и распоряжений администрации муниципального района, главы муниципального образования.

2.3. Обеспечение четкой организации делопроизводства в структурных подразделениях администрации.

2.4. Обеспечение строгого соблюдения установленного порядка рассмотрения предложений, заявлений и жалоб, организации приема граждан.

2.5. Обеспечение сохранности и учет документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:

- хранение и учет документов, принятых в отдел;

- предоставление в установленном порядке учетных данных в архивное управление правительства Еврейской автономной области;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

- подготовка и внесение предложений для принятия мер по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе.

3. Функции отдела

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

3.1. Осуществляет подготовку проектов перспективного и квартальных планов работы администрации.

3.2. Согласовывает проекты планов со всеми заинтересованными лицами и вносит на утверждение главе администрации.

3.3. Осуществляет контроль за выполнением перспективного и квартальных планов работы администрации.

3.4. Проводит анализ выполнения планов работы руководителями структурных подразделений администрации.

3.5. Осуществляет ежемесячную подготовку календарного плана мероприятий администрации, проводимых структурными подразделениями администрации.

3.6. Осуществляет еженедельную подготовку планов мероприятий структурных подразделений администрации.

3.7. Осуществляет организацию подготовки вопросов, вносимых на заседания коллегии, информаций о выполнении решений коллегии при главе администрации, о принятых мерах по замечаниям и предложениям членов коллегии, высказанных на заседаниях.

3.8. Обеспечивает организацию работы коллегии при главе администрации.

3.9. Осуществляет организацию делопроизводства в администрации.

3.10. Осуществляет подготовку проектов постановлений, распоряжений администрации муниципального района по вопросам, отнесенным к ведению отдела.

3.11. Осуществляет организацию приемов граждан по личным вопросам главой администрации и заместителями главы администрации.

3.12. Осуществляет регистрацию входящей и исходящей корреспонденции.

3.13. Осуществляет контроль за исполнением постановлений, распоряжений администрации муниципального района, главы муниципального образования и иных поручений главы администрации.

3.14. Осуществляет контроль за исполнением документов, поступивших главе администрации, в администрацию от федеральных, областных органов государственной власти.

3.15. Осуществляет контроль за подготовкой ответственными исполнителями информационных материалов о ходе выполнения поступивших документов и нормативных правовых актов главы администрации.

3.16. Ежеквартально проводит анализ исполнения указанных документов, готовит проект распоряжения администрации муниципального района о снятии с контроля выполненных постановлений и распоряжений администрации муниципального района, главы муниципального образования.

3.17. Контролирует сроки и качество исполнения письменных обращений граждан, поступивших в администрацию.

3.18. Ведет делопроизводство по регистрации и учету поступивших обращений граждан.

3.19. Выполняет функции по мобилизационной подготовке в соответствии с действующим законодательством.

3.20. Отдел обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Еврейской автономной области, в том числе образовавшихся в деятельности организаций – источников комплектования архива;

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Еврейской автономной области, образовавшихся в процессе деятельности организаций – источников комплектования архива (временно до передачи в государственный архив Еврейской автономной области);

- архивных фондов и архивных документов личного происхождения на различных видах носителей, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Еврейской автономной области;

- архивных документов и архивных фондов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального образования "Облученский муниципальный район";

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела;

- учетных документов, архивных справочников.

3.21. Осуществляет комплектование отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение для муниципального образования, в том числе:

- составляет списки организаций – источников комплектования архива, утверждаемых главой администрации;

- проводит систематическую работу по уточнению списков организаций – источников комплектования архива;

- производит отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в отдел;

- проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в отделе.

3.22. Оказывает методическую помощь организациям – источникам комплектования архива в организации документов в делопроизводстве, в том числе:

- проводит проверку состояния делопроизводств;

- ведет в установленном порядке учет документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования архива;

- рассматривает и согласовывает положения об архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел организаций – источников комплектования архива;

- рассматривает и предоставляет на экспертно-проверочную методическую комиссию при архивном управлении правительства Еврейской автономной области описи дел постоянного хранения и по личному составу;

- проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации работы с документами.

3.23. Оказывает содействие государственным, негосударственным, общественным организациям в сохранении, комплектовании и использовании их архивов на условии договоров между собственниками документов и главой администрации.

3.24. Осуществляет информационное обеспечение, организацию использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:

- информирует организации – источники комплектования архива, а также государственные, негосударственные, общественные организации, граждан о составе, содержании и местонахождении документов, исполнении запросов юридических лиц на документальную информацию;

- организует работу пользователей документами, изготавливает копии документов по запросам, готовит документальные выставки, материалы для средств массовой информации;

- исполняет тематические и социально-правового характера запросы граждан, выдает архивные справки, заверенные копии и выписки из документов, осуществляет прием граждан.

3.25. Осуществляет иные функции, определенные отделу регламентом работы администрации.

4. Обеспечение деятельности отдела

4.1. Отдел осуществляет свою деятельность в соответствии с планом работы, утвержденным заместителем главы администрации по вопросам местного самоуправления – управляющим делами администрации, курирующим отдел.

4.2. Для осуществления своих задач и функций отдел имеет право:

- запрашивать и получать, в установленном порядке, необходимые ему документы и информацию от руководителей и специалистов структурных подразделений администрации;

- вносить на рассмотрение главы администрации предложения по вопросам совершенствования организационной и контрольной работы, по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отделе;

- готовить проекты нормативных правовых актов администрации по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

- принимать участие в заседаниях Собрания депутатов, коллегии при главе администрации, а также в других совещаниях и мероприятиях, проводимых в администрации;

- получать от организаций – источников комплектования архива необходимые сведения об организации документов в делопроизводстве;

- проверять исполнение организациями – источниками комплектования архива требований федерального и областного законодательства по вопросам архивного дела и делопроизводства, давать в пределах своей компетенции обязательные для исполнения указания по вопросам организации документов в делопроизводстве;

- направлять в архивное управление правительства Еврейской автономной области сведения о выявленных в ходе проведения проверок в организациях – источниках комплектования архива нарушениях архивного законодательства;

- пользоваться банками данных администрации по правовым вопросам;

- использовать муниципальные средства связи, в том числе факсимильную и электронную почту.

4.3. Материально-техническое, транспортное, документационное и информационное обеспечение деятельности отдела осуществляется в порядке, установленном в администрации.

5. Руководство отделом

5.1. Руководит деятельностью отдела начальник, назначаемый и освобождаемый от должности главой администрации.

5.2. Начальник отдела:

- осуществляет руководство отделом и несет персональную ответственность за выполнение задач и функций, возложенных на отдел с учетом прав, предоставляемых настоящим Положением;

- предоставляет заместителю главы администрации по вопросам местного самоуправления – управляющему делами предложения о назначении, освобождении от должности, привлечении к дисциплинарной ответственности и поощрении работников отдела;

- разрабатывает должностные инструкции работников отдела и утверждает их.

- подписывает справки, информации и другие документы, содержащие сведения о деятельности отдела и исходящую из отдела корреспонденцию;

- составляет перспективный и ежеквартальные планы работы отдела, а также ежеквартальные отчеты о проделанной работе, предоставляет их на утверждение заместителю главы администрации по вопросам местного самоуправления – управляющему делами администрации;

- организовывает работу по делопроизводству в отделе;

- обеспечивает в отделе надлежащее состояние трудовой и исполнительской дисциплины;

- предоставляет администрацию муниципального района в органах власти, иных организациях по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

5.3. В период временного отсутствия начальника отдела или невозможности осуществления им своих обязанностей исполнение обязанностей начальника отдела возлагается на заместителя начальника отдела.